Pengukuran Kinerja Sektor Publik

A.    Definisi Kinerja dan Pengukuran Kinerja Sektor Publik

           Kinerja adalah gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, misi dan visi organisasi yang tertuang dalam strategic planning suatu organisasi.

          Pengukuran Kinerja adalah suatu proses penilaian kemajuan pekerjaan terhadap tujuan dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya, termasuk informasi atas: efisiensi penggunaan sumber daya dalam menghasilkan barang dan jasa; kualitas barang dan jasa; hasil kegiatan dibandingkan dengan maksud yang diinginkan; dan efektivitas tindakan dalam mencapai tujuan. Pengukuran kinerja digunakan untuk menilai prestasi manajaer dan unit organisasi yang dipimpinnya.

Pengukuran kinerja sangat penting untuk menilai akuntabilitas organisasi dan manajer dalam pelayanan publik yang lebih baik. Akuntabilitas disini bukan sekedar kemampuan menunjukkan uang publik dibelanjakan, akan tetapi juga meliputi kemampuan menunjukan bahwa uang publik tersebut telah dibelanjakan secara ekonomies, efisien, dan efektif.

          Sistem Pengukuran Kinerja Sektor Publik adalah suatu sistem yang bertujuan untuk membantu manajer publik menilai pencapaian suatu strategi melalui alat ukur finansial dan non finansial. Sistem pengukuran kinerja dapat dijadikan alat pengendalian organisasi, karena pengukuran kinerja diperkuat dengan menetapkan reward and punishment systems.

Pengukuran kinerja sektor publik dilakukan untuk memenuhi tiga maksud :

1.  Pengukuran kinerja sektor publik dimaksudkan untuk membantu memperbaiki kinerja pemerintah. Ukuran kinerja dimaksudkan untuk dapat membantu pemerintah berfokus pada tujuan dan sasaran program unit kerja. Hal ini pada ahkirnya akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi sektor publik dalam pemberian Pelayanan publik.

2. Ukuran kinerja sektor publik digunakan untuk pengalokasian sumber daya dan pembuatan keputusan.

3.  Ukuran kinerja sektor publik dimaksudkan untuk mewujudkan pertanggungjawaban publik dan memperbaiki komunikasi kelembagaan

Kinerja sektor publik bersifat multidimensional, Sehingga tidak ada indikator tunggal yang dapat digunakan untuk menunjukan kinerja secara komperhensif. Berbeda dengan sektor swasta, karena sifat output yang dihasilkan sektor publik lebih banyak bersifat ingtangible output, maka ukuran finansial saja tidak cukup untuk mengukur kinerja sektor publik. Oleh karena itu, perlu dikembangkan ukuran kinerja non-finansial.

 Tujuan Sistem Pengukuran Kinerja :

a.   Untuk mengkomunikasikan strategi dengan lebih baik (top down and bottom up).

b.   Untuk mengukur kinerja finansial dan non – finansial secara berimbang sehingga dapat ditelusur perkembangan pencapaian strategi.

c.   Untuk mengakomodasi pemahaman kepentingan manajer level menengah dan manajer bawah serta memotivasi dan untuk mencapai goal congruence.

d.  Sebagai alat untuk mencapai kepuasan berdasarkan pendekatan individual dan
kemampuan kolektif yang rasional.

Setelah tujuan pengukuran kinerja dicapai maka perusahaan akan mendapat manfaat langsung yaitu :

Manfaat Pengukuran Kinerja :

a. Memberikan pemahaman mengenai ukuran yang digunakan untuk menilai kinerja manajemen.

b.  Memberikan arah untuk mencapai target kinerja yang ditetapkan.

c.  Untuk memonitor dan mengevaluasi pencapaian kinerja dan membandingkannya dengan target kinerja serta sserta melakukan tindakan korektif untuk memperbaiki kinerja.

d. Sebagai dasar untuk memberikan penghargaan dan hukuman secara objektif atas pencapaian yang diukur sesuai dengan sistem pengukuran kinerja yang telah disepakati.

e. Sebagai alat komunikasi antara bawahan dan pimpinan dalam rangka memperbaiki kinerja organisasi.

f.   Membantu mengidentifikasikan apakah kepuasan pelanggan telah terpenuhi

g.  Membantu memahami proses kegiatan instansi pemerintah.

h.   Memastikan bahwa pengambilan keputusan dilakukan secara objektif.”

B.     Peran Indikator Kinerja dalam Pengukuran Kinerja Sektor Publik

Untuk melakukan pengukuran kinerja, variabel kunci yang sudah teridentifikasi tersebut kemudian dikembangkan menjadi indikator kinerja untuk unit kerja yang bersangkutan. Untuk dapat diketahui tingkat pencapaian kinerja, Indikator kinerja tersebut kemudian dibandingkan dengan target kinerja atau standart kinerja. Tahap terahkir adalah evaluasi kinerja yang hasilnya berupa feedback, reward, dan punishment kepada manajer pusat pertanggungjawaban.

Indikator kinerja digunakan sebagai indikator pelaksanaan strategi yang sudah ditetapkan. Indikator kinerja tersebut dapat berbentuk faktor-faktor keberhasilan utama organisasi ( critical succes factors ) atau bisa juga dikenal dengan CSF dan indikator kinerja kunci ( key performance indicator ) atau bisa juga disebut dengan KPI.

          Faktor Keberhasilan Kunci / CSF adalah suatu area yang mengindifikasikan kesuksesan kinerja unit kerja organisasi. Area ini merefleksikan preferensi manajerial dengan memperhatikan variabel variabel kunci finansial dan non finansial pada kondisi waktu tertentu. Critical succes factor tersebut harus secara konsisten mengikuti perubahan yang terjadi dalam organisasi.

         Indikator Kinerja Kunci / KPI merupakan sekumpulan indikator yang dapat dianggap sebagai ukuran kinerja kunci baik yang bersifat financial maupun non-financial untuk melaksanakan oporasi dan kinerja unit bisnis. Indikator ini dapat digunakan oleh manajer untuk mendeteksi dan memonitor pencapaian kinerja.

Pengembangan Indikator Kinerja

Penggunaan indikator kinerja sangat penting untuk mengetahui apakah suatu aktivitas atau program telah dilakukan secara efisien dan efektif. Indikator untuk tiap-tiap unit organisasi berbeda-beda tergantung pada tipe pelayanan yang dihasilkan. Penentuan Indikator kinerja perlu mempertimbangankan komponen berikut :

a.      Biaya pelayanan ( cost of service )

b.      Penggunaan ( utilization )

c.       Kualitas dan standart pelayanan ( quality and standarts )

d.      Cakupan pelayanan ( coverage )

e.      Kepuasan ( satisfaction )

Membuat Sistem Pengukuran Kinerja

Langkah 1   : Memperkirakan Kesiapan Organisasi

Langkah 2   : Merumuskan Tujuan

Langkah 3   : Menyiapkan Pertanyaan Kebijakan

Langkah 4   : Mengembangkan Rencana Kerja

Langkah 5   : Memulai Orientasi dan Pelatihan

Langkah 6   : Memilih Bidang Pelayanan Yang Akan Diukur

Langkah 7   : Merumuskan Misi, Tujuan dan Sasaran

Langkah 8   : Mengenali Pengukuran

Langkah 9   : Membuat Sistem Pengumpulan Data, Analisa dan Pelaporan

Langkah 10 : Pemantuan dan Evaluasi

C.    Komponen yang Dipertimbangkan dalam Penentuan Indikator Kinerja

Dalam melakukan pengukuran kinerja, informasi yang digunakan dikelompokkan ke dalam dua kategori, yaitu :

Informasi Finansial

Penilaian laporan kinerja finansial diukur berdasarkan pada anggaran yang telah dibuat. Penilaian tersebut dilakukan dengan menganalisa varians ( selisih atau perbedaan ) antara kinerja aktual dengan yang dianggarkan.

Analisis varians secara garis besar berfokus pada :

a.  Varians Pendapatan (revenue variance)

b.  Varians belanja investasi/modal (expenditure variance)

–   Varians belanja rutin (recurrent expenditure variance)

–   Varians belanja investasi / modal (capital expenditure variance)

Setelah dilakukan analisis varians, maka dilakukan identifikasi sumber penyebab terjadinya varians dengan menelusuri varians tersebut hingga level manajamen paling bawah. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui unit spesifik mana yang bertanggungjawab terhadap terjadinya varians sampai tingkat manajemen yang paling bawah.

Informasi Non-Finansial

Informasi non-finansial dapat dijadikan sebagai tolak ukur lainnya. Informasi non finansial dapat menambah keyakinan terhadap kualitas proses pengendalian manajemen. Teknik pengukuran kinerja yang komperhensif yang banyak dikembangkan oleh berbagai organisasi ini adalah Balanced Scorecard. Dengan Balanced Scorecard kinerja organisasi diukur tidak hanya berdasarkan aspek finansial sajam akan tetapi juga aspek non-finansial. Pengukuran dengan metode Balanced Scorecard melibatkan empat aspek, yaitu :

1.      Perspektif Finansial ( financial perspective)

2.      Perspektif kepuasan pelanggan (customer perspective)

3.      Perspektif efisiensi proses internal (internal process efficiensy)

4.      Perspektif pembelanjaran dan pertumbuhan (learning and growth Perspective)

Jenis informasi non-finansial dapat dinyatakan dalam bentuk variabel kunci (key variabel) atau sering dinamakan sebagai key succes factor, key result factor, atau pulse point. Variabel kunci adalah variabel yang mengindikasikan faktor-faktor yang menjadi sebab kesuksesan organisasi. Jika terjadi perubahan yang tidak diinginkan, maka variabel ini harus segera disesuaikan. Suatu variabel kunci memiliki beberapa karakteristik, antara lain:

1. Menjelaskan faktor pemicu keberhasilan dan kegagalan organisasi.
2. Sangat volatile dan dapat berubah dengan cepat.
3. Perubahannya tidak dapat diprediksi.
4. Jika terjadi perubahan perlu diambil tindakan segera, dan.
5. Variabel tersebut dapat diukur, baik secara langsung maupun melalui  ukuran antara (surrogate), sebagai contoh, kepuasan masyarakat tidak dapat diukur secara langsung, akan tetapi dapat dibuat ukuran antaranya, misalnya jumlah aduan, tuntutan, dan demonstrasi dapat dijadikan variabel kunci.

D.    Indikator Kinerja dan Pengukuran Value for Money

          Value for money merupakan inti pengukuran kinerja pada organisasi pemerintah. Kinerja pemerintah tidak dapat dinilai dari sisi output yang dihasilkan saja, akan tetapi harus mempertimbangkan input, output dan outcome secara bersama-sama. Bahkan, untuk beberapa hal perlu ditambahkan pengukuran distribusi dan cakupan layanan ( equity & service coverage ). Permasalahan yang sering dihadapi oleh pemerintah dalam melakukan pengukuran kinerja adalah sulitnya mengukur output, karena output yang dihasilkan tidak selalu berupa output yang berwujud, akan tetapi lebih banyak intangible output.

Istilah “ukuran kinerja” pada dasarnya berbeda dengan istilah “indikator kinerja”. Ukuran kinerja mengacu pada penilaian kinerja secara langsung. Sedangkan indikator kinerja mengacu pada penilaian kinerja secara tidak langsung, yaitu hal-hal yang sifatnya hanya merupakan indikasi-indikasi kinerja. Untuk dapat mengukur kinerja pemerintah, maka perlu diketahui indikator-indikator kinerja sebagai dasar penilaian kinerja. Mekanisme untuk menentukan indikator kinerja tersebut memerlukan hal-hal sebagai berikut:

• Sistem Perencanaan dan pengendalian

Sistem perencanaan dan pengendalian meliputi proses, prosedur dan struktur yang memberi jaminan bahwa tujuan organisasi telah dijelaskan dan dikomunikasikan ke seluruh bagian organisasi dengan menggunakan rantai komando yang jelas yang didasarkan pada spesifikasi tugas pokok dan fungsi, kewenangan serta tanggung jawab.

• Spesifikasi teknis dan standardisasi

Kinerja suatu kegiatan, program, dan organisasi diukur dengan menggunakan spesifikasi teknis tersebut dijadikan sebagai standart penilaian.

• Kompetensi teknis dan profesionalisme

Untuk memberikan jaminan terpenuhinya spesifikasi teknis dan standarisasi yang ditetapkan, maka diperlukan personel yang memiliki kompetensi dan profesional dalam bekerja.

• Mekanisme ekonomi dan mekanisme pasar

Mekanisme ekonomi terkait dengan pemberian penghargaan dan hukuman ( reward & punishment ) yang bersifat finansial, sedangkan mekanisme pasar terkait dengan penggunaan sumber daya yang menjamin terpenuhinya value for money. Ukuran kinerja digunakan sebagai dasar untuk memberikan penghargaan dan hukuma ( alat pembinaan )

• Mekanisme sumber daya manusia

Pemerintah perlu menggunakan beberapa mekanisme untuk memotivasi stafnya untuk memperbaiki kinerja personal dan organisasi.

 Peran Indikator Kinerja bagi Pemerintah adalah :

1. Untuk membantu memperjelas tujuan organisasi.
2. Sebagai mengevaluasi target ahkir ( final outcome ) yang dihasilkan.
3. Sebagai masukan untuk menentukan skema insetif manajerial.
4. Memungkinkan bagi pemakasi jasa layanan pemerintah untuk melakukan pilihan.
5. Untuk menunjukan standar kinerja
6. Untuk menunjukan efektivitas
7. Untuk membantu menentukan aktivitas yang memiliki efektivitas biaya yang paling baik untuk mencapai target sasaran
8. Untuk menunjukan wilayah, bagian atau proses yang masih potensial untuk dilakukan penghematan.

Permasalahan teknis yang dihadapi pada saat pengukuran ekonomi, efisiensi, dan efektivitas ( value for money) organisasi adalah bagaimana membandingkan input dengan output untuk menghasilkan ukuran efisiensi yang memuaskan jika output yang dihasilkan tidak dapat dinilai dengan harga pasar. Solusi praktis atas masalah tersebut adalah dengan cara membandingkaninput financial  (biaya) dengan output nonfinancial, misalnya biaya unit ( unit cost statistics ). Unit cost statistics tersebut dapat digunakan sebagai benang merah untuk mengukur kinerja. Unit-unit kerja pemerintah diharapkan dapat menghasilkan sejumlah unit cost statistics yang spesifik untuk unit kerjanya.

Value for Money

          Value for money merupakan konsep pengelolaan organisasi sektor publik yang mendasarkan pada tiga elemen utama, yaitu: ekonomi, efisiensi, dan efektivitas.

–       Ekonomi: pemerolehan input dengan kualitas dan kuantitas tertentu pada harga yang terendah. Ekonomi merupakan perbandingan input dengan input value yang dinyatakan dalam satuan moneter.

–       Efisiensi: pencapaian output yang maksimum dengan input tertentu atau penggunaan inputyang rendah untuk mencapai output tertentu. Efisiensi merupakan perbandingan output/inputyang dikaitkan dengan standard kinerja atau target yang telah ditetapkan.

–        Efektivitas: tingkat pencapaian hasil program dengan target yang ditetapkan. Secara sederhana efektivitas merupakan perbandingan outcome dengan output.

Secara Skematis, value of money dapat digambarkan sebagai berikut :

 

Pengukuran Value For Money

Kriteria pokok yang mendasari pelaksanaan manajemen publik dewasa ini adalah ekonomi, efisiensi, efektivitas, transparasi dan akuntabilitas publik. Tujuan yang dikehendaki oleh masyarakat mencakup pertanggungjawaban mengenai pelaksanaan value for money, yaitu ekonomi ( hemat cermat ) dalam pengadaan dan alokasi sumber daya, efisien ( berdaya guna ) dalam penggunaan sumber daya, dalam arti penggunaannya diminimalkan dan hasilnya dimaksimalkan (maximizing benefits and minimizing cost ), serta efektif ( berhasil guna ) dalam arti mencapai tujuan dan sasaran.

Agar dalam menilai kinerja organisasi dapat dilakukan secara obyektif, maka diperlukan indikator kinerja. Indikator kinerja yang indeal harus terkait pada efisiensi biaya dan kualitas pelayanan. Sementara itu kualitas terkait dengan kesesuaian dengan maksud dan tujuan ( fitness for purpose), konsistensi, dan kepuasan publik ( public satistaction). Kepuasan masyarakat dalam konteks tersebut dapat dikaitkan dengan semakin rendahnya complaint dari masyarakat.

Pengembangan Indikator Value For Money

Peranan indikator kinerja adalah untuk menyediakan informasi sebagai pertimbangan untuk pembuatan keputusan. Hal ini tidak berarti bahwa suatu indikator akan memberikan ukuran pencapaian program yang definitif. Indikator value for money dibagi menjadi dua bagian, yaitu :

1. Indikator Alokasi Biaya ( ekonomi dan efisiensi ), dan
2. Indikator kualitas pelayanan ( efektivitas )

Indikator kinerja harus dapat dimanfaatkan oleh pihak internal maupun eksternal. Pihak Internal dapat menggunakannya dalam rangka meningkatkan kuantitas dan kualitas pelayanan serta efisiensi biaya. Dengan kata lain, indikator kinerja berperan untuk menunjukan, memberi indikasi atau memfokuskan perhatian pada bidang yang relevan dilakukan tindakan perbaikan.

Pihak eksternal dapat menggunakan indikator kinerja sebagai kontrol dan sekaligus sebagai informasi dalam rangka mengukur tingkat akuntabilitas publik. Pembuatan dan penggunaan indikator kinerja tersebut membantu setiap pelaku utama dalam proses pengeluaran publik. Indikator kinerja akan membantu para manajer publik untuk memonitor pencapaian program dan mengidentifikasi masalah yang penting.

Tiga Pokok Bahasan Dalam Indikator Value For Money

Berikut ini akan dijelaskan mengenai konsep value for money atau yang dikenal dengan 3E.

Ekonomi adalah hubungan antara pasar dan masukan (cost of input). Dengan kata lain ekonomi adalah prakti pembelian barang dan jasa input dengan tingkat kualitas tertentu pada harga terbaik yang memungkinkan (spending less)

Efisiensi berhubungan erat dengan konsep produktivitas. Pengukuran efisien dilakukan dengan menggunakan perbandingan antara output  yang dihasilkan terhadap input yang digunakan (cost of output).

Indikator efisiensi, adalah suatu indikator yang menggambarkan hubungan antara masukan sumber daya oleh suati unit organisasi ( misalnya : staff, upah, biaya administratif ) dan keluaran yang dihasilkan indikator tersebut memberikan informasi tentang konversi masukan menjadi keluara ( yaitu : efisiensi dari proses internal )

Efektivitas, pada dasarnya berhubungan dengan pencapaian tujuan atau target kebijakan. Indikator efektivitas, adalah suati indikator yang menggambarkan jangkauan akibat dan dampak (outcome) dari keluaran (output) program dalam mencapai tujuan program.

Dari uraian diatas, maka dapat kita simpulkan bahwa ketiga pokok bahasan dalam value for money sangat terkait dengan yang lainnya, Ekonomi membahas input, efisiensi membahas input dan output, dan efektivitas membahas output dan outcome. Hubungan ini dapat digambarkan sebagai contoh gambar dibawah ini.

 

Langkah-langkah Pengukuran Value For Money :

Pengukuran Ekonomi

Pengukuran efektivitas hanya memperhatikan keluaran yang didapat, sedangkan pengukuran ekonomi hanya mempertimbangkan masukan yang dipergunakan. Ekonomi merupakan ukuran relatif, Pertanyaan sehubungan dengan pengukuran ekonomi adalah :

1. Apakah biaya organisasi lebih besar dari yang telah dilanggarkan oleh organisasi ?
2. Apakah biaya organisasi lebih besar daripada biaya organisasi lain yang sejenis yang dapat diperbandingkan ?
3. Apakah organisasi telah menggunakan sumber daya finansialnya secara optimal ?

Pengukuran Efisiensi

Pengukuran Efisiensi. Efisiensi merupakan hal penting dari tiga pokok bahasan Value for Money. Efisiensi diukur dengan rasio antara output dengan input. Semakin besar output dibandinginput, maka semakin tinggi tingkat efisiensi suatu organisasi.

EFISIENSI =      Output

Input

Rasio Efisiensi tidak hanya dinyatakan dalam bentuk absolute tetapi dalam bentuk relatif. Unit A adalah lebih efisien dibanding unit B. Unit A lebih efisien dibanding unit tahun lalu, dan seterusnya. Karena efisiensi diukur dengan membandingkan keluaran dan masukan, maka perbaikan efisiensi dapat dilakukan dengan cara :

1. Meningkatkan output pada tingkat input yang sama.

2. Meningkatkan output dalam proporsi yang lebih besar daripada proporsi peningkatan input.

3. Menurunkan input pada tingkatan output yang sama.

4. Menurunkan input dalam proporsi yang lebih besar daripada proporsi penurunan output.

Penyebut atau input sekunder seringkali diukur dalam bentuk satuan mata uang. Pembilang atau output dapat diukur baik dalam jumlah mata uang ataupun satuan fisik. ( catatan : Efisiensiseringkali juga dinyatakan dalam bentuk input/outpu, dengan interpretasi yang sama dengan bentuk output/input , contoh biaya per unit output )

Dalam pengukuran kinerja Value for Money, efisiensi dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

1. Efisiensi alokasi
2. Efisiensi teknis (manajerial)

Pengukuran Efektivitas

Pengukuran Efektivitas. Efektivitas merupakan ukuran berhasil atau tidaknya suatu organisasi mencapai tujuannya. Apabila suatu organisasi berhasil mencapai tujuanya, maka oragnisasi tersebut dikatakan telah berjalan dengan efektif. Hal terpenting adalah bahwa efektivitas tidak menyatakan tentang berapa besar biaya yang telah dikeluarkan untuk mencapai tujuan tersebut. Biaya boleh melebihi dari yang telah dianggarkan, bisa juga dua kali lebih besar dari apa yang telah dianggarkan. Efektivitas hanya melihat apakah suatu program atau kegiatan telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengukuran Outcome

Pengukuran Outcome. Outcome adalah dampak suatu program atau proyek terhadap masyarakat. Outcome lebih tinggi nilainya daripada output, karena output hanya mengukur hasil tanpa mengukur dampaknya terhadap masyarakat, sedangkan outcome mengukur kualitas outputdan dampak yang dihasilkan.

Pengukuran outcome memiliki dua peran, yaitu:

a.   Peran retrospektif

Peran retrospektif, terkait dengan penilaian kinerja masa lalu, analisis retrospektif memberikan bukti terhadap realisasi yang baik (good management). Bukti tersebut dapat menjadi dasar untuk menetapkan terget di masa yang akan datang dan mendorong untuk menggunakan praktik yang terbaik. Atau dapat juga digunakan untuk membantu pembuat keputusan dalam menentukan program atau proyek yang perlu dilaksanakan dan metode terbaik mana yang perlu digunakan untuk melaksanakan program tersebut.

b.   Peran prospektif

Terkait dengan perencanaan kinerja di masa yang akan datang. Sebagai peran prospektif, pengukuran outcome digunakan untuk mengarahkan keputusan alokasi sumber daya publik. Analisis Retrospektif memberikan bukti terhadap praktik yangbaik ( good management ). Bukti tersebut dapat menjadi dasar untuk menetapkan target di masa yang akan datang dan mendorong untuk menggunakan praktik yang terbaik. Atau dapat juga bukti tersebut digunakan untuk membantu pembuat keputusan dalam menentukan program mana yang perlu dilaksanakan dan metode mana yang perlu digunakan untuk melaksanakan program tersebut.

Elemen-Elemen Pengukuran Kinerja Value For Money

 

 BAB 3