Definisi Penggajian
Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntans mendefinisikan gaji (salary) sebagai pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan dibayarkan secara perbulan.
Dokumen-Dokumen
Yang Digunakan Dalam Sistem Penggajian
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
penggajian menurut Mulyadi dalam bukunya adalah sebagai berikut :
1. Dokumen
pendukung perubahan gaji dan upah, umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian
berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Misalnya surat
keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah,
dll.
2. Kartu jam
hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam
hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan berupa daftar
hadir biaya, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat
waktu.
3. Kartu jam
kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar gaji dan
daftar upah, dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi
potongan-potongan berupa Pph pasal 21, utang karyawan, dan sebagainya.
5. Rekap daftar
gai dan rekap daftar upah, dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per
departemennya, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat
pernyataan Gaji dan Upah, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji
dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan
yang terpisah dari pembuatan daftar gai atau upah.
7. Amplop gaji dan
upah, uang gaji dan upah karyawan diserahkan setiap karyawan dalam, amplop gaji
dan upah.
8. Bukti kas
keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan
upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Fungsi-Fungsi
Yang Terkait Dalam Sistem Penggajian
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian
yang dikemukakan oleh Mulyadi dalambukunya, adalah sebagai berikut :
1. Fungsi
Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari
karyawan baru, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan
tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan standar gaji, mutasi karyawan, dan
pemberhentian karyawan.
2. Fungsi pencatat
waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan
catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
3. Fungsi pembuat
daftar gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuata daftar gaji
yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak berbagai potongan yang menjadi
beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji
diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna
pembuatab bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji
kepada karyawan.
4. Fungsi
akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji, utang
pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem penggajian
dana pengupahan berada di tangan
:
(1) bagian utang, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk memproses
pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah,
(2)
bagian kartu biaya, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat pokok
produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu kerja,
(3) bagian jurnal, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya
gaji dan upah dalam jurnal umum.
5. Fungsi keuangan
Fungsi ini bertangggung jawab untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut
kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya
dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Prosedur-Prosedur
Sistem Penggajian
Prosedur sistem penggajian yang diselenggarakan secara
manual terdiri dari :
1. Departemen
personalia
Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian ini menyaring
dan mengangkat karyawan. Hasil dari proses ini adalah surat pengangakata
karyawan baru, yang akan didistribusikan sebagai berikut :
§ Lembar ke 1 diserahkan ke karyawan yang bersangkutan
§ Lembar ke 2 diserahkan ke bagian gaji
§ Lembar ke 3 diserahkan ke penyelia atasan langsungnya
§ Lembar ke 4 diarsipkan urut abjad bersama-sama dengan
surat lamaran dan referensi diarsipkan urut abajd.
2. Supervisor/Penyelia
Setelah menerima tembusan surat pengangkatan karyawan
baru, penyelia menyiapkan skedul kerja untuk karyawan baru dan memberikan beban
pekerjaan kepada karyawan baru. Menjelang tanggal pembayaran gaji, bagian ini
memeriksa tiket kerja dan kartu jam kerja. Setelah diperiksa, kartu jam kerja
diteruskan ke bagian gaji, sedangkan tiket kerja diserahkan ke bagian akuntansi
biaya.
3. Karyawan baru
Setelah menerima surat pengangkatan, karyawan baru akan
memperoleh skedul kerja dai atasan langsungnya. Jumlah jam kerja dan jam hadir
karyawan akan direkan dan tiket kerja yang akan diserahkan ke atasan
langsungnya.
4. Bagian gaji
Bagian gaji menerima tembusan surat pengangkatan
pegawai baru, selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk membuat cataan gaji
kumulatif, yang sementara akan diarsipkan urut abjad. Bagian ini juga menerima
kartu jam kerja dari atasan langsung karyawan. Atas dasar dokumen ini, bagian
gaji akan membuat daftar gai sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya sebagai
berikut : lembar ke 1 diserahkan ke bagian keuangan, dan lembar ke 2 diserahkan
ke bagian akuntansi. Selanjutnya bagian ini akan melakukan hal-hal sebagai
berikut: (1) mengarsipkan kartu jam kerja urut abjad, (2) memperbaharui
catatan gaji kumulatif, dan (3) mengarsipkan catatan gaji kumulatif urut abjad.
5. Bagian keuangan
Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian ini
membuat cek transfer gaji untuk mengisi rekening gaji di bank dan bukti setor
bank, dan menyetorkannya ke bank. Membuat dan menandatangani cek gaji serta
membayarkannya kepada karyawan.
6. Bagian akuntansi
Setelah menerima tembusan bukti setor bank dari bank,
bagian akuntansi kemudian mencocokkan tembusan bukti setor tersebut dengan
daftar gaji dan mengarsipkannya urut tanggal. Kegiatan terakhir, bagian
akuntansi akan membuat jurnal pembayaran gaji dan memposting ke rekening buku
besar.
Prosedur sistem penggajian yang diselenggarakan dengan
menggunakan komputer terdiri dari :
1. Bagian gaji
Bagian gaji menerima kartu jam kerja dan tiket jam
kerja dari berbagai departemen. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan
membandingkan kedua dokumen, memasukan data gaji ke komputer, dan mengarsipkan
kedua dokumen tersebut urut waktu.
2. Departemen pengolahan data
Setelah menerima input data gaji, bagian ini akan
menjalankan program pengurutan data. Hasilnya adalah data gaji yang telah urut.
Selanjutnya bagian ini menjalankan program pembuatan cek dengan menggunakan
file induk penggajian dan file buku besar. Keluaran dari proses ini adalah: (1)
cek gaji yang diserahkan ke departemen keuangan(kasir), (2) berbagai macam
laporan periodik yang akan diserahkan ke bagian departemen, (3) daftar gaji
yang akan diserahkan ke bagian utang.
3. Bagian utang
Bagian ini menerima daftar gaji dari departemen
pengolahan data. Atas dasar daftar gaji tersebut, bagian utang akan memberikan
otorisasi dan membuat voucher. Selanjutnya voucher dan daftar gaji diserahkan
ke bagian utang.
4. Kasir
Bagian ini mula-mula menerima cek gaji. Selanjutnya
bagian ini juga menerima voucher dan daftar gaji, kemudian memeriksa dan
menandatangani cek dan membatalkan (mengecap lunas voucher). Kemudian kasir akam
mendistribusikan dokumen-dokumen tersebut sebagai beriktu : (1) daftar gaji
diserahkan ke bagian gaji, (2) voucher diserahkan ke bagian akuntansi, (3) cek
gaji didistribusikan kepada karyawan, (4) cek transfer gaji an diserahkan ke
bank.
5. Bagian gaji
Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian gaji akan
mencocokan dengan arsip kartu kerja dan tiket jam kerja. Selanjutnya
dokumen-dokumen tersebut diarsipkan urut tanggal.
Berikut ini adalah
flowchart penggajian pada toko Rejeki :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar